DTKV NRW - Geschäftsordnung für den geschäftsführenden Landesvorstand

A. Präambel

Diese Geschäftsordnung gilt für den geschäftsführenden Vorstand nach § 8 der Satzung. Sie regelt die interne Arbeitsweise und Aufgabenverteilung innerhalb des geschäftsführenden Vorstands.


B. Verfahrensfragen

§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung

(1) Diese Geschäftsordnung ist durch die Landesdelegiertenversammlung gemäß § 9 der Satzung beschlossen und kann auch nur durch diese geändert oder aufgehoben werden.

(2) Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald Sie allen geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern schriftlich bekannt gegeben worden ist.


C. Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung

§ 2 Grundsatz

(1) Die laufenden Geschäfte werden entsprechend den vereinbarten Ressorts arbeitsteilig geführt.

(2) Der durch die Landesdelegiertenversammlung beschlossene Haushaltsplan bildet die Grundlage der Haushaltsführung.

(3) Überplanmäßige oder außerplanmäßige Ausgaben sind nur bei ausreichender Deckung zulässig und bedürfen grundsätzlich eines Vorstandsbeschlusses.

(4) Ausgaben, die den jährlichen Haushaltsplan um mehr als 7.000,00 € überschreiten, müssen auf einer außerordentlichen Landesdelegiertenversammlung beschlossen werden.


§ 3 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung

(1) Es gilt folgende Ressortverteilung:

(a) Der/die Vorsitzende ist zuständig für:

  • Repräsentation und Vertretung des Landesverbands nach außen
  • Koordination der Arbeit innerhalb des Vorstands

(b) Der/die 1. Stellvertreter/in ist zuständig für:

  • Öffentlichkeitsarbeit (Pflege der Homepage des Landesverbands und des nmz-Landesteils NRW)

(c) Der/die 2. Stellvertreter/in ist zuständig für:

  • Kontaktpflege zu den Bezirksverbänden

(d) Der/die Schriftführer/in ist zuständig für:

  • Führung des Protokolls der Vorstandssitzungen
  • Organisation der Geschäftsstelle
  • Mitgliederbetreuung und -beratung
    Zur Unterstützung stellt der Landesverband einen/e Mitarbeiter/in mit zu vereinbarender Stundenzahl pro Woche zur Verfügung.

(e) Der/die Schatzmeister/in ist zuständig für:

  • Finanzgeschäfte
  • Erstellen und Überwachen des Haushaltsplans, der von der Landesdelegiertenversammlung beschlossen wird.
    Zur Unterstützung stellt der Landesverband eine/n qualifizierte/n Mitarbeiter/in mit nach jeweiligem Bedarf abzurechnender Stundenzahl pro Woche zur Verfügung.

(2) Der Vorstand kann auch weitere nicht dem Vorstand angehörende Personen mit der Erledigung einzelner Aufgaben beauftragen.


§ 4 Gesamtverantwortung

Der geschäftsführende Vorstand bleibt trotz der in § 3 genannten Aufgabenverteilung für alle Entscheidungen verantwortlich.


D. Vorstandssitzungen

§ 5 Einberufung

(1) Der/die Vorsitzende lädt schriftlich oder per Mail unter Angabe der Tagesordnung zu einer Vorstandssitzung ein. Es finden jährlich mindestens zwei Sitzungen statt.

(2) Die Einladungsfrist beträgt 14 Tage. In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden.


§ 6 Tagesordnung

Die Tagesordnung wird von dem/der Vorsitzenden erstellt. Vorschläge der Vorstandsmitglieder sind zu berücksichtigen. Die Tagesordnungspunkte können bei Bedarf auch kurzfristig verändert werden. Hierzu bedarf es der Mehrheit der in der Sitzung anwesenden geschäftsführenden Vorstandsmitglieder.


§ 7 Ablauf der Sitzungen

Die Sitzungen werden von dem/der Vorsitzenden geleitet.


§ 8 Öffentlichkeit, Protokoll

(1) Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich.

(2) Bei Bedarf können zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen werden.

(3) Protokolle der Vorstandssitzungen werden von dem/der Schriftführer/in oder einem anderen Vorstandsmitglied erstellt, von dem/der Vorsitzenden und dem/der Schriftführer/in bzw. dem Protokoll führenden Vorstandsmitglied unterzeichnet und den Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstands schriftlich oder per Mail zugeleitet. Die Protokolle sind vertraulich. Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb einer zweiwöchigen Frist nach Erhalt schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollten bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, so gilt das Protokoll als genehmigt.


§ 9 Beschlussfassung

(1) Alle geschäftsführenden Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme. Der geschäftsführende Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens drei geschäftsführende Vorstandsmitglieder anwesend sind. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.

(2) Die Stimmabgabe erfolgt per Handzeichen.

(3) Der Vorstand entscheidet stets mit der Mehrheit der satzungsgemäß festgelegten Anzahl der geschäftsführenden Vorstandsmitglieder.

(4) In dringenden Einzelfällen können Beschlüsse per Rundmail und entsprechender Antwort gefasst werden, müssen dann aber in der nächsten Vorstandssitzung bestätigt werden.


E. Aktenführung

(1) Schriftliche Unterlagen, die über routinemäßige Arbeitsvorgänge hinausgehen, sind in Kopie der Geschäftsstelle zu übermitteln.

(2) Für die Aufbewahrung von Unterlagen gilt Folgendes:

  • Unterlagen, die für die Historie des Verbands bedeutend sind, sind stets aufzubewahren, gleiches gilt hinsichtlich Aufnahmeunterlagen der Mitglieder und Mitgliederlisten
  • Finanzunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren
  • Protokolle über Vorstandssitzungen und Landesdelegiertenversammlungen sind stets aufzubewahren
  • Verträge sind 10 Jahre nach Ihrer Beendigung, bei besonderer Bedeutung 30 Jahre aufzubewahren

(3) Nach Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds aus dem Amt werden die bei ihm befindlichen Unterlagen vollständig dem/der Nachfolger/in übergeben.


F. Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 22.02.2014 in Kraft.